Personvernerklæring

Tillit er svært viktig for oss, og vi er opptatt av å til enhver tid følge reglene for personvern. I denne erklæringen forklarer vi hvordan vi samler inn og behandler personopplysninger i Conta Group AS og våre datterselskaper (heretter kalt “Conta”).

Vi er forpliktet til å behandle personopplysninger på en god og forsvarlig måte, og i henhold til personvernlovgivningen.  Denne personvernerklæringen gjelder deg som enkeltperson, når Conta, inkludert tilhørende tjenester, er behandlingsansvarlig for dine personopplysninger der Conta selv bestemmer formålet med behandlingen av dine personopplysninger.

Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er opplysninger som kan knyttes til en fysisk enkeltperson eller som kan brukes til å identifisere en person som er registrert i våre databaser. I forbindelse med alle tjenestene som inngår i Conta kan personopplysninger for eksempel være navn, adresse, personnummer, kontonummer, e-postadresse eller IP-adresse.

Hvem er behandlingsansvarlig?

Den som har oversikt over hvilke personopplysninger som lagres i våre løsninger, og som avgjør hva disse skal brukes til kalles behandlingsansvarlig. Conta er behandlingsansvarlig de personopplysningene vi behandler, og et viktig formål med denne personvernerklæringen er at du vet hvilke personopplysninger det er snakk om, slik at du kan ivareta dine rettigheter etter personvernlovgivningen.

Formålet med behandlingen

Vi henter inn personopplysninger for å kunne gi deg tilgang til tjenester, for å kunne gjennomføre tjenester du har bedt oss om å utføre, for å oppfylle lovkrav vi er pålagt gjennom konsesjoner gitt av myndighetene og for å gi deg den beste opplevelsen til enhver tid. I tillegg samler vi inn personopplysninger med hensyn til markedsaktiviteter, og for å kunne gi best mulig service. Formålet med behandlingen av personopplysninger på tvers av alle datterselskapene i Conta-konsernet er å forenkle administrasjon av kundeforholdet, samt å kunne samordne tilbudet av tjenester og produkter fra de ulike selskapene.

Hvilke personopplysninger samler vi inn?

For å kunne levere gode produkter og tjenester er vi avhengige av å samle inn noen personopplysninger. Opplysningene vil kun bli lagret så lenge vi har saklig behov for dette i samsvar med denne personvernerklæringen og gjeldende lovgivning for øvrig.

Vi samler inn personopplysninger du oppgir selv ved å registrere deg for de eller den tjenesten du ønsker å benytte. Dette er opplysninger vi er nødt til å samle inn for å kunne gi tilgang til tjenestene. Behandlingsgrunnlaget for behandlingen av disse personopplysningene er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b, altså at behandlingen er nødvendig for å inngå og oppfylle avtalen om bruk av Contas tjenester.

Når du er i kontakt med Conta tar vi også vare på kommunikasjonen mellom oss og deg som enkeltperson. Behandlingsgrunnlaget for behandlingen av kommunikasjon mellom deg og oss er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b om nødvendighet for å oppfylle våre avtaleforpliktelser, samt bokstav f om berettiget interesse. Vi gjør dette for å kunne gi deg best mulig kundeservice når du er i kontakt med oss senere, og som dokumentasjon ved eventuelle tvistesaker. I enkelte tilfeller vil det også gjøres lydopptak, men det skjer aldri uten at det er informert og samtykket om dette på forhånd. Da er behandlingsgrunnlaget samtykke.

Det blir samlet inn personopplysninger registrert hos de tredjepartene  som er nevnt nedenfor, ved bruk av de ulike nettsidene og tjenestene til Conta. Dette gjør vi for å få inn data vi trenger for å utvikle de ulike tjenestene våre. Det blir ikke brukt slik data på individnivå, men som en helhet, for eksempel, for å se på hvilke nettsider som blir mest besøkt, se hvordan knapper og menyer i tjenestene blir brukt eller hvorfor noen besøkende faller av på veien når de skal utføre en bestilling eller en annen handling – enten det er på en nettside eller inne i programvaren.

Når tjenestene våre blir brukt lagres det også informasjonskapsler (cookies) for å gjøre opplevelsen så bra som mulig. I tillegg brukes cookies av annonsørnettverk som f.eks. Google. Hvis du først besøker en av nettsidene våre og deretter et annet nettsted som viser annonser fra Google, er det større sjanser for at du får se en annonse fra en av tjenestene til Conta.

Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å administrere, føre statistikk og forbedre og videreutvikle tjenestene våre.

Hva bruker vi personopplysningene til?

Personopplysningene du gir fra deg når du benytter noen av tjenestene i Conta brukes primært til å gi deg tilgang til en tjeneste eller gjennomføre en bestilling. I tillegg brukes disse opplysningene til å identifisere generelle bruksmønster for å kunne utarbeide statistikk og kartlegge bruken med formål om å lage enda bedre tjenester. Vi sender ut e-poster med nødvendige opplysninger angående bruk av tjenestene, men ved markedsmessige henvendelser blir det hentet inn spesifikt samtykke.

Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a, samtykke – for markedsmessige henvendelser – og bokstav b – nødvendighet – for nødvendige opplysninger angående bruk av tjenestene. 

Vi bruker noen tjenester levert av tredjeparter som henter inn informasjon uten å knytte slik informasjon til deg som enkeltperson. Implementeringen av slike tjenester er basert på anonymisert data slik at dette ikke innebærer behandling eller overføring av personopplysninger om deg fra oss i Conta.

Et eksempel på bruk av tredjepartsleverandør for å forbedre tjenestene er Google Analytics som blir brukt til å få tilgang til anonymisert informasjon om bruksmønstre i tjenestene.

I tillegg bruker vi kunstig intelligens for å forenkle og forbedre tjenestene våre, slik at du skal få en best mulig brukeropplevelse. Vi har for eksempel systemer som kan automatisk foreslå utfylling av visse felter når du laster opp bilag eller andre filer, slik at du sparer tid. Tredjeparter kan bli brukt til å behandle denne typen data for å forbedre disse automatiske løsningene.

Hvis du har sagt ja i eget samtykke kan vi sende deg tilbud om andre produkter og tjenester på e-post eller andre type meldinger. Alt vi sender ut av markedsføring følger markedsføringsloven.

Vi bruker f.eks. Google og Facebook Pixel for å levere, tilpasse og måle effekten av annonser for tjenestene. For å sikre at informasjonen som brukes i forbindelse med dette er anonym, følger vi Googles retningslinjer for beste praksis.

Nærmere informasjon om Googles og Facebooks tjenester og bruk av data finner du på Googles Privacy Policy og Facebooks vilkår og retningslinjer.

Du kan også velge bort innsamling og bruk av informasjon for annonsemålretting fra andre aktører på Your Ad Choices og Your Online Choices.

Dine rettigheter

Det er viktig at vi til enhver tid har oppdatert data om deg, og vi oppfordrer alle til å sjekke at vi har oppdatert informasjon. Dersom du, f.eks., skulle endre e-postadresse så kan det være hensiktsmessig å endre denne under innstillinger på kontoen din slik at vi kan holde oss oppdatert. Alle henvendelser om personvern og -opplysninger kan rettes til vår kundeservice på e-post [email protected]. 

Vi behandler opplysningene om deg så lenge det er nødvendig for å oppnå formålet med behandlingen. Opplysningene blir deretter slettet, med mindre vi i henhold til lov er pliktige til å ta vare på opplysningene, eller vi har behov for å oppbevare disse for å dokumentere eventuelle krav mot deg.

Du har rett til å få innsyn i personopplysningene vi behandler om deg. Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende. I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv, og i noen situasjoner kan du be oss om å begrense behandlingen av opplysninger om deg. Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en annen kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til en annen behandlingsansvarlig.

Dersom vi behandler personopplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.

Vi håper du vil gi oss beskjed dersom du mener vi ikke overholder personvernreglene. Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger. Dette gjør du til Datatilsynet som tilsynsmyndighet. 

Utlevering av personopplysninger

I visse tilfeller forbeholder vi oss retten til å gi norske myndigheter tilgang til personopplysninger, for eksempel ved mistanke om kriminelle forhold. Utlevering av dine personopplysninger skjer kun hvis vi mottar pålegg fra norske myndigheter om utlevering.

I noen tilfeller kan det være nødvendig å levere ut personopplysninger til andre private virksomheter. Dette kan for eksempel skje dersom det er nødvendig for å gjennomføre et betalingsoppdrag gjennom bank, eller krav som blir oversendt til tredjeparter, eller misligholdte krav som blir sendt til inkasso. I slike tilfeller blir det bare oversendt personopplysninger som er nødvendige for den aktuelle overføringen, det innebærer opplysninger om kravet, kontaktinformasjon, adresse- og fakturainformasjon. Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b – behandlingen er nødvendig for den aktuelle overføringen. 

Oversikt over datautveksling med tredjeparter

Her er en oppdatert oversikt over hvilke eksterne tjenester vi bruker, og utveksler data med.

Conta har en IKT-driftsmodell der vi bruker eksterne leverandører til drift og vedlikehold av våre interne IT-tjenester, herunder saksbehandling/arkiv- og videokonferanseløsning. All infrastruktur og data er lokalisert innenfor EU/EØS eller land som oppnår et tilstrekkelig beskyttelsesnivå i henhold til EU-kommisjonens beslutning.